Debido a que los archivos históricos han adquirido con el paso del tiempo un estatus de aportación de información científica y cultural se ha consolidado como uno de los principales centros de acopio de información; quizá, la fuente primaria para la reconstrucción de la historia de aquí que se derive la importancia de sus servicios, que además de proveer a los usuarios de la información que desean conocer o al hacer uso de su derecho constitucional de acceso a la información, se orientan acerca de la utilización del patrimonio histórico documental contenido en su acervo.
En efecto, los servicios de archivo están cimentados especialmente en las necesidades manifestadas por usuarios de acuerdo a las características específicas que requieran; es decir, debido a que los usuarios requieren la información del acervo para distintos fines, la planificación de los servicios deberá ser legitimada con su participación.
Uno de los propósitos del archivo es proporcionar oportunamente los documentos o la información que se requiere, esto puede efectuarse por petición vía mail, mediante un escrito o personalmente, ya que los servicios no pueden ser indiscriminados, todo archivo debe establecerlos de acuerdo a parámetros establecidos por normas, políticas, reglamentos o legislación archivística vigente mismos que deberán estar orientados principalmente a garantizar el derecho a la información, brindar una atención de calidad, inculcar una mejora continua, cubrir completamente las necesidades de sus usuarios, difundir los servicios e información histórica de la Institución.
Existen otros servicios como el de paleografía, el de estudio diplomático, reprografía, etc., que no son ajenos al archivo; sin embargo, cabe señalar que estos deberán ser realizados por personal capacitado o en el mejor de los casos por profesionistas, debido a la complejidad que involucra, ese tipo de servicios serán establecidos con base a las necesidades y actividades particulares de cada archivo.
Servicio de paleografía: solicitada principalmente para la investigación en general ésta consiste en realizar una trascripción paleográfica de un documento cuyos caracteres en la actualidad sean difíciles de identificar, los caracteres gráficos, la escritura, Paleografía, en sentido amplio, es el estudio y análisis de los documentos que se escribieron en las edades antigua y media.
Servicio de estudio diplomático: pocos archivos realizan este servicios por la poca demanda que tienen en los mismos; no obstante, se trata del estudio profundo del documento de su estructura, sus cláusulas, para establecer las diferentes topologías y su génesis dentro de la Institución y características escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad.
Servicio de reprografía: cuando se reproduce un documento, sea por microfilmación, xerográfica, fotográficas o digitalización o cualquier otro método de reprografía se permite a los investigadores y demás usuarios internos y externos, hacer uso de los documentos en su lugar de origen, sea en el país o fuera de éste, y sin que los originales sufran pérdida o deterioro por manipulaciones innecesarias. Sin embargo, cada archivo en su reglamento de servicio establecerá las restricciones particulares por razones legales, de conservación, administrativas, etc., para la prestación del servicio de reprografía.
En este mismo orden de ideas pero en lo que atañe el servicio vital que pueda prestar un archivo a la administración, investigadores y comunidad, denominado de consulta, actividad mediante la cual se facilitan los documento o cualquier otro soporte con información contenida en los acervos de interés al usuario previa consulta directa en los instrumentos de descripción como guías, inventarios y catálogos destinado para este propósito.
Esta consulta se realiza en las salas acondicionadas por el archivo, para este servicio se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y medios de acceso; es decir, proporcionando la información necesaria a fin de que entienda la lógica de los instrumentos descriptivos, para que pueda solicitar el material que le interese para su posterior recuperación y consulta.
Cabe mencionar que a partir de la legislación en materia de acceso a la información y transparencia de las actividades de las instituciones federales en México y de organización de los archivos tocantes a ella, se deja de percibir esta actividad como opcional de un archivo o de limitación a investigadores privilegiados en tener acceso a ella; es decir, la obligación de responder ante una petición realizada por cualquier persona en uso legitimo de sus derecho de conocer los datos contenidos en los archivos federales, es obligada.
