30.3.11

Conservación Documental


Una más de las actividades fundamentales que realiza un archivo histórico, es la subsistencia continua de la información contenida en los documentos, misma que garantizará que al paso del tiempo no se pierdan estos testimonios fundamentales que evidencian la evolución del hombre y por ende su historia, “el acto de conservar tiene como finalidad principal, dar a conocer tanto los acontecimientos del pasado a las generaciones del futuro como los medios o soportes que se han utilizado para ese fin a lo largo de la historia”[1]

En efecto, la conservación radica en la interrupción del deterioro de un objeto interviniendo directamente en su material y estructura respetando sus propiedades originales, ésta se encuentra compuesta por la preservación y la restauración, acciones con un objetivo preciso, la primera consiste en propiciar el ambiente apropiado para que un objeto se mantenga en buen estado al paso del tiempo; la segunda, en cambio es regresar la integridad de un objeto completamente aplicando técnicas y criterios tanto de estética como histórica, teniendo presente que no hay cabida para la alteración o falsificación.

Cabe señalar que para tener una adecuada conservación de los materiales se debe tener conocimiento previo del objeto; es decir, cual es el comportamiento del material, control del medio ambiente, almacenamiento, tratamiento y limpieza.

La preservación impone un cuidado permanente y la restauración implica tratamiento del material documental dañado (roturas, realización de lavados híbridos, fumigación, etc.), ahora bien, la conservación es parte medular del archivo histórico, por ello el archivo debe contar con  un área y personal profesional para realizar esta fina y delicada tarea, para seguir conservando estas fuentes de información.

En este sentido pero aplicado a la Legislación Archivística en México, la conservación se encuentra contemplada dentro de los criterios establecidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información y el Archivo General de la Nación, en materia de clasificación y conservación de los documentos, reflejados en la Ley de Transparencia y Lineamientos de Organización como se indica:

En el Artículo 17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, menciona que el titular de cada Dependencia o Entidad deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados. Además (en el Articulo 32) que corresponde al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos.

Por su parte los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, en su Decimosegundo lineamiento dice que las funciones de conservar la documentación con valor histórico, son realizadas por el archivo histórico; en su Vigesimosegundo lineamiento hace mención de la obligación que tiene el archivo para adoptar medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información; a través, de espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, asi como establecer un sistema de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos.

Para tal efecto, los mismos lineamientos determinan a la conservación de archivos como el conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. Igualmente contemplan la obligación a garantizar su integridad y conservación que permitirá la conformación de la memoria institucional de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

El propósito fundamental por lo que una actividad tan importante como la conservación, forma parte de la legislación archivística, es asegurar la permanencia de los documentos como fuente de información; pues sin duda, sin ella, la decadencia de estos sería un factor de pérdida irremediable de la memoria histórica de una Institución y del País.


[1] RAMIREZ ALCANTARA Julio César. La importancia de la conservación, en: teoría y práctica archivística I. México : UNAM, 2000 p. 55


Servicios del Archivo Histórico


Debido a que los archivos históricos han adquirido con el paso del tiempo un estatus de aportación de información científica y cultural se ha consolidado como uno de los principales centros de acopio de información; quizá, la fuente primaria para la reconstrucción de la historia de aquí que se derive la importancia de sus servicios, que además de proveer a los usuarios de la información que desean conocer o al hacer uso de su derecho constitucional de acceso a la información, se orientan acerca de la utilización del patrimonio histórico documental contenido en su acervo.

En efecto, los servicios de archivo están cimentados especialmente en las necesidades manifestadas por usuarios de acuerdo a las características específicas que requieran; es decir, debido a que los usuarios requieren la información del acervo para distintos fines, la planificación de los servicios deberá ser legitimada con su participación.

Uno de los propósitos del archivo es proporcionar oportunamente los documentos o la información que se requiere, esto puede efectuarse por petición vía mail, mediante un escrito o personalmente, ya que los servicios no pueden ser indiscriminados, todo archivo debe establecerlos de acuerdo a parámetros establecidos por normas, políticas, reglamentos o legislación archivística vigente mismos que deberán estar orientados principalmente a garantizar el derecho a la información, brindar una atención de calidad, inculcar una mejora continua, cubrir completamente las necesidades de sus usuarios, difundir los servicios e información histórica de la Institución.

Existen otros servicios como el de paleografía, el de estudio diplomático, reprografía, etc., que no son ajenos al archivo; sin embargo, cabe señalar que estos deberán ser realizados por personal capacitado o en el mejor de los casos por profesionistas, debido a la complejidad que involucra, ese tipo de servicios serán establecidos con base a las necesidades y actividades particulares de cada archivo.

Servicio de paleografía: solicitada principalmente para la investigación en general ésta consiste en realizar una trascripción paleográfica de un documento cuyos caracteres en la actualidad sean difíciles de identificar, los caracteres gráficos, la escritura, Paleografía, en sentido amplio, es el estudio y análisis de los documentos que se escribieron en las edades antigua y media.

Servicio de estudio diplomático: pocos archivos realizan este servicios por la poca demanda que tienen en los mismos; no obstante, se trata del estudio profundo del documento de su estructura, sus cláusulas, para establecer las diferentes topologías y su génesis dentro de la Institución y características escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad.

Servicio de reprografía: cuando se reproduce un documento, sea por microfilmación, xerográfica, fotográficas o digitalización o cualquier otro método de reprografía se permite a los investigadores y demás usuarios internos y externos, hacer uso de los documentos en su lugar de origen, sea en el país o fuera de éste, y sin que los originales sufran pérdida o deterioro por manipulaciones innecesarias. Sin embargo, cada archivo en su reglamento de servicio establecerá las restricciones particulares por razones legales, de conservación, administrativas, etc., para la prestación del servicio de reprografía.

En este mismo orden de ideas pero en lo que atañe el servicio vital que pueda prestar un archivo a la administración, investigadores y comunidad, denominado de consulta, actividad mediante la cual se facilitan los documento o cualquier otro soporte con información contenida en los acervos de interés al usuario previa consulta directa en los instrumentos de descripción como guías, inventarios y catálogos destinado para este propósito.

Esta consulta se realiza en las salas acondicionadas por el archivo, para este servicio se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y medios de acceso; es decir, proporcionando la información necesaria a fin de que entienda la lógica de los instrumentos descriptivos, para que pueda solicitar el material que le interese para su posterior recuperación y consulta.

Cabe mencionar que a partir de la legislación en materia de acceso a la información y transparencia de las actividades de las instituciones federales en México y de organización de los archivos tocantes a ella, se deja de percibir esta actividad como opcional de un archivo o de limitación a investigadores privilegiados en tener acceso a ella; es decir, la obligación de responder ante una petición realizada por cualquier persona en uso legitimo de sus derecho de conocer los datos contenidos en los archivos federales, es obligada.

Difusión Archivística en los Archivos Históricos


     Los archivos deben difundir y publicar su contenido documental así como sus servicios afín de integrar su trabajo en red y mejorar la calidad de sus servicios, esta labor se realizará por medio de programas debidamente estructurados de lo contrario se restaría importancia a un archivo histórico, si no es utilizado para dar testimonio de acontecimientos pasados.

“Como custodios de parte del patrimonio histórico de las naciones, los archivos históricos tienen la responsabilidad de divulgar su contenido de hacer accesible los materiales; ya sea, para coadyuvar con aquel investigador que busca la construcción o reconstrucción de una ciencia o cultura, con el estudiante en la consecución de una tarea, o bien con el ciudadano que acude a los archivos en el ejercicio de su derecho a la información”[1]

En este orden de ideas, actualmente existen leyes, reglamentos y personal capacitado para el trabajo de organización de archivos y elementos que hablan sobre el libre acceso a la información de los archivos, pero no servirán de mucho si se ignora el contenido de sus documentos por los usuarios o ciudadanos.

Es recomendable que los archivos cuenten con un Departamento de difusión en donde los especialistas se encargarán de que la sociedad se interese en conocer y consultar este centro de información, por medio de publicaciones, exposiciones, folletos, conferencias, visitas guiadas, y si el presupuesto lo permite utilización de los medios de comunicación; así como, la tecnología de nuestros días que es el Internet, de esta forma queda en sus manos el crecimiento de asistentes al archivo.

“La preservación y difusión del patrimonio histórico documental representa un compromiso y una obligación básica, al auspiciar la investigación sobre el desarrollo de sus gestiones, promueve el fortalecimiento de la memoria colectiva del país y alienta la activación consciente de nuestra identidad nacional…”[2]

En un proceso de difusión de servicios se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

-Hacer publicidad únicamente de los servicios que realmente estemos seguros de su buen funcionamiento. No debemos difundir servicios que no sean de calidad.

-Tener claro el segmento y tipo de cliente al que dirigimos la publicidad.

-No debemos difundir servicios que no tengamos clara su continuidad o que en un momento determinado no se van a poder mantener.

-La difusión de servicios siempre debemos enfocarla a incrementar asistencia y a mejorar la imagen.

La difusión debe de realizarse estableciendo un proceso de comunicación eficaz, eligiendo el mensaje, soporte y canal adecuados en función del receptor y según las características del segmento con el que estemos trabajando, (características que proporcionara el archivónomo al especialista encargado de estructurar los programas de difusión), la oferta se tiene que dar a conocer estimulando la demanda, proporcionando al cliente información completa y lo más relevante posible del acervo y servicios.


________________________
[1] FLORES PADILLA Georgina, Objetivos, acciones y prioridades de un programa de difusión en archivos históricos. En: Teoría y practica archivística V. México: UNAM 2005. P. 38[2] ISLAS PÉREZ, María Estela, op.cit., p. 207

29.3.11

Instrumentos de Consulta


Son los medios que posibilitan el acceso a los documentos y por ende a la información, Se hallan varios tipos de instrumentos que se utilizan dependiendo de las agrupaciones documentales y el grado de detalle en que son descritas; en forma general, se encuentra la Guía de Archivo en donde se colocan datos importantes del archivo como historia y desarrollo del mismo, se refleja una descripción general de los fondos y series del acervo, servicios, horarios, etc., el inventario es un instrumento aún más exacto, pues su función es reflejar precisa y sintetizada la documentación del acervo y su existencia además auxilia en el control, búsqueda., de manera mas específica se encuentra el catálogo, el cual refleja la descripción individualizada de las unidades documentales de una serie.

Con respecto a la guía, el autor Cruz Mundet menciona que “Centra su atención en un solo archivo así posea uno o más fondos. La información que proporciona es más detallada en cuanto a la historia de la o de las entidades productoras, la organización y el contenido de las agrupaciones documentales”sic[1].

Heredia Herrera, afirma que es “una obra cuya finalidad primordial es informar panorámicamente sobre el conjunto documental: en la Guía se hace historia de la Institución o Instituciones que producen la documentación, de las vicisitudes por las que éstas han pasado hasta formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archivo o con el conjunto de archivos con un denominador común”[2]

Ambos autores manejan y refieren la concepción de guía que aporta el Dr. T R. Schellenberg, quien afirma que las guía se divide en dos clasificaciones las generales y especificas (sumarias o descriptivas) la primera se refleja la información relativa al archivo, es decir, su creación, edificio, dependencia, servidores, servicios, sobre los fondos que se albergan, volumen de unidades, fechas, además la relación de los instrumentos de descripción sobre los fondos. Y en la segunda se limita a un fondo o una de sus secciones haciendo referencia a la historia de la Institución que produjo los documentos, resaltando las funciones y actividades reconstruyendo en muchas ocasiones el proceso de nacimiento hasta la decadencia –en su caso- dando al usuario o investigador un panorama más amplio para el sustento de su investigación.

La Guía, en definitiva, es un Instrumento archivístico que representa en su totalidad o a nivel de fondo las características generales que componen al propio archivo y a su acervo.

Por su parte el inventario es el instrumento archivístico que se lleva a cabo con el propósito de conocer el contenido de un acervo, éste consiste en la enumeración de todos y cada uno de los elementos que forman un conjunto de documentación que se trabajara, siguiendo un orden de colocación en el archivo, mencionado conjunto de documentos puede ser desde un archivo completo, un solo fondo de archivo, hasta pieza documental.

En efecto, es el sustento de todo trabajo de descripción, ya que crea las condiciones para profundizar gradualmente, el campo de acción del inventario es el fondo documental o una sección de archivo y de forma completa en las series documentales, con la finalidad de dar constancia de la documentación para conocer los contenidos generales y la localización del material, éste tiene tres funciones para el archivista su control interno, para el investigador la orientación e información, en el caso del Archivo Histórico las dos últimas funciones son de mayor relevancia porque el inventario es el reflejo de la organización del material de un fondo documental.

El inventario describe las unidades que constituyen a las series documentales, en función de éstas podemos distinguir entre el “…inventario somero (describe las unidades de la instalación) y el analítico (describe las unidades archivísticas: los expedientes) este instrumento es la verdadera obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental: la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad: conocer lo que se tiene y como está organizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido y localización de otra, de modo que, ante cualquier búsqueda ofrezca siempre una respuesta pertinentemente rápida…”[3]

Las características indispensables que debe de tener todo inventario para que pueda cubrir sus objetivos de describir los fondos o secciones de archivo guardando la relación con su origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de instalación en el depósito son:

-Se realiza de forma estructural tomando en cuenta el fondo, sección y serie.
-En la localización se contempla el número de volúmenes y cantidad de expedientes
-Las fechas extremas, síntesis de asuntos de la caja y observaciones generales se toman para el apartado de descripción.

“son tres clases de datos: los referidos la localización de la serie, los que identifican y caracterizan dicha serie y los que vinculan a su origen…” [4] estos diferentes datos son los que componen a un inventario y deben de ser ofrecidos en columnas consultivas, acompañados de la indicación de volúmenes (cajas, legajos, carpetas, etc.).

Con respecto al catálogo, palabra que se deriva del latín “catalogus” y este del griego “catálogos” y significa; lista memoria de personas o cosas. Para la archivística, el “Catálogo, es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional”[5].
En efecto, el catálogo es la herramienta que describe “el contenido de todas y cada una de las unidades archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran un fondo, una serie, una sección. Sus objetivos son servir como medida de control y auxiliar en la localización de la información, orientando al usuario, de manera pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características particulares”[6].

La importancia y trascendencia de la catalogación radica en constituirse en un instrumento de descripción archivística emanado del análisis profundo de los documentos o unidades, utilizado para conocer el contenido de la información en los mismos, su localización y para el usuario como medio de consulta a través de cedulas o fichas en donde se realiza sistemáticamente el registro.

Los catálogos toman como "unidad de descripción la pieza documental o la unidad archivística siendo su campo de acción no tan definido, sino mucho más flexible y parcelado; ya que, puede ser una serie total o parcial u otras áreas más variadas en cuanto se refieren a temas o a un período cronológico concreto"[7], es decir, los catálogos se pueden realizar sobre algún tema o personaje en particular.

A manera de conclusión sobre los instrumentos de descripción, hay que agregar a este punto que los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos Federales de México, tienen el propósito de que se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información que por derecho toca a los ciudadanos de este país.

_______________________
[1] CRUZ MUNDET José Ramón. Op. Cit. p. 274[2] HEREDIA HERRERA Antonia, Op. Cit. p. 322[3] CRUZ MUNDET José Ramón, Op. Cit. p. 283[4] HEREDIA HERRERA, Antonia, Op. Cit. p. 337[5] Ibidem. p. 359[6]ARCHIVO HISTÓRICO DE LA UNAM. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de Universidades e Instituciones de Educación Superior, Mexico: UNAM, P. 95[7] HEREDIA HERRERA, Antonia, Op. Cit. p. 360

28.3.11

Descripción Documental


Esta actividad en teoría sólo es viable cuando el acervo se encuentra debidamente clasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacer archivístico, cuyo propósito es transmitir la información contenida en los documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la recopilación, análisis, organización y registro de la información histórica explicando su contexto y sistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y específico (fondo, sección, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintos tipos de instrumentos de descripción que se detallan mas adelante.

Al respecto, Antonia Heredia dice que: “la descripción es el puente que comunica el documento con los usuarios, en la cabeza del puente ésta el archivero, que realiza una tarea de análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización que transmite al usuario para que este inicie la recuperación en sentido inverso a partir de los índices”[1]

Hacer accesibles los fondos documentales, Proporcionar con prontitud los datos que le sean solicitados, revelar el contenido, carácter y localización de los documentos, responder a las demandas de un público indeterminado y heterogéneo, ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los documentos, son principios fundamentales que debe de establecer el archivo dentro de los programas descriptivos.

La descripción documental “comprende no sólo el análisis del documento: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, si no también los datos para su localización.”[2]

Considerada igualmente como “una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en servicio; es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad”[3]

Actualmente las normas descriptivas son las responsables de homogenizar la labor descriptiva para proporcionar la comprensión de los documentos y su contenido, además de favorecer el trabajo archivístico

Un ejemplo claro de esto es la norma ISAD (G) que por su estructura recoge en sus distintos campos la información de los instrumentos de descripción (guías, inventarios y catálogos) de los cuales se toman los necesarios adecuados a cada nivel de descripción.

Cabe mencionar, que a la fecha se cuenta con distintas normas archivísticas internacionales como la Norma ISAAR CPF, Norma ISDIAH, Norma ISDF, Norma NEDA, NORMA 15489, entre otras.

[1] HEREDIA HERRERA Antonia, Op. Cit. p. 300[2]Ibidem. p. 301[3] CRUZ MUNDET José Ramón. Op. Cit. p. 225

22.3.11

Archivística


          Considerada una ciencia cuyos elementos son el método científico del cual se derivan las hipótesis, la observación, experimentación y teoría, cuenta con un método de trabajo por medio de el principio de procedencia y de respeto al orden original, además de un objeto de estudio que son Archivos, sin importar su clasificación, también cuenta con una finalidad que es su organizacion y todo lo que esto implica, su campo de acción es universal sin importar el lugar, inclusive idioma.


En efecto, es la ciencia que estudia el conjunto de conocimientos exactos y controlados de los archivos, que abarca su instauración, conservación, contexto y organización, así como sus servicios a usuarios y su medular contribución a la historia y administración entre otras ciencias y disciplinas.

Su amplia injerencia abarca –por mencionar algunos- el estudio y aplicación de sus principios teóricos, la gestión de documentos desde su surgimiento, expurgo, transferencias documentales, el control, acceso y servicios de información a usuarios incluyendo la difusión en amplio sentido, el contexto de los archivos de su sistema inclusive de la institución que los produjo, la descripción de diferentes tipos de documentos con independencia de su soporte, así como su evolución y normatividad que los regula, al igual que su conservación, restauración y reproducción, entre otras.

Mencionada ciencia para lograr sus objetivos tiene que apoyarse de la historia, paleografía, derecho, administración, diplomática, informática, entre otras, cuya principal finalidad es brindar los servicios de información necesaria a la sociedad que lo demande.

Su constitución metodológica se encuentra compuesta por procedimientos encaminados a la organización, conservación y servicio de los documentos, dichos procedimientos se llevan a cabo por medio de principios medulares, el principio de procedencia y el de respeto al orden original.

los principios de la ciencia archivística estudian a los documentos, pero en conjunto como un todo orgánico y no de manera individual, igualmente no se limita a un solo archivo sino contempla la gama de posibilidades de estos, como parte de un sistema.

Ampliando en este sentido el concepto de archivística algunos autores delimitan su conceptualización de la siguiente forma:

“Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de conservación y organización así como los medios para su utilización”.
[1]

“Ciencia que tiene sus variantes metodológicas, puede auxiliarse de la metodología de otras ramas”.
[2]

“Ciencia cuyo objeto de estudio son los archivos sin perder de vista su conservación, administración, clasificación y ordenación”.[3]


[1] HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 1989. p. 11
[2] ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría: Fundamentos y Práctica de la Archivología. 2002. p. 85
[3] SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos. Principios y Técnicas. 1958. p. 43

Ética Profesional del Archivista


     “La palabra ética proviene del griego ethikos (carácter). Se trata del estudio de la moral y del accionar humano para promover los comportamientos deseables. Una sentencia ética supone la elaboración de un juicio moral y una norma que señala como deberían actuar los integrantes de una sociedad”[1]

La ética profesional puede definirse como la rama regulatoria que estudia los deberes y derechos profesionales de cada ciencia o disciplina. Al decir profesional no solo se refiere a que la ética es solo para quienes tienen un título universitario, sino que está en especial va dirigida a toda persona que ejerce una profesión u oficio en particular.

La ética profesional tiene como fin crear conciencia de responsabilidad como el comportamiento en todos y cada uno que realizan una profesión u oficio, esta, parte del premisa de que todo valor esta estrechamente relacionado con la idea de un bien.

En este sentido la “…ética profesional se sostiene o toma bases fundamentalmente en la naturaleza racional del hombre. Esta naturaleza es espiritual y libre, por consiguiente tiene una voluntad que apetece al bien moral. Haga el bien y evite el mal.”[2]

Por otro lado la profesión es una capacidad obtenida por una preparación de temática específica durante un período de tiempo, cualificada requerida por el bien común, con posibilidades económico-sociales y culturales. El profesional no tiene el carácter por el simple hecho de recibir el título que lo certifica o le da la cualidad de profesional, nadie es profesional por el título en sí, éste lo único que expresa es su calidad de ser ya un profesional, más no que tiene todas las cualidades éticas para serlo, el título profesional mas allá de ser un alguien es la manifestación específica de lo que se lleva, no por la formación de la persona sino por sus cualidades éticas, como la actitud y aptitud que le da un nuevo perfil a su personalidad.

En este mismo sentido las personas que laboran en los Archivos cuentan con una responsabilidad de carácter ético al custodiar los documentos que por consecuencia contiene la información resultado de las actividades de la organización, por el solo hecho de tener esa documentación a resguardo implica seriedad, responsabilidad en su manejo, discreción, confidencialidad, respeto entre colegas por mencionar algunos, el tamaño de la responsabilidad es grande por tener en las manos a la organización o institución a través de documentos en los cuales muchas veces hay intereses de por medio, debido al carácter que fueron generados, el descuido o el uso irracional podría poner en riesgo a la institución. Por esta razón es importante manejarse con ética, el Archivo General de la Nación emite el código de ética del Archivista para concientizar a los profesionales responsables de los archivos en México.

Cabe destacar que los archivos han logrado acaparar la atención de los servidores públicos, mismos que se han tomado la atención de legislar sobre su manejo y como deben estar estructurados dentro de un sistema por cada ente o institución, en el mismo sentido, de esta manera garantizan el acceso a la información además de emitir la ley que da pauta a la transparencia para cumplir con el derecho de todo ciudadano de ser informado del manejo de los recursos públicos. En relación a la información contenida en los documentos es clasificada como reservada y confidencial, entendiendo como reservada aquella que por un período de tiempo determinado no se puede dar a conocer, ya que el mal uso pondría en riesgo a la entidad o institución productora, la confidencial es aquella que por seguridad no es dada a conocer de manera permanente misma que ampara la ley de protección de datos personales la cual contribuye a que los datos contenidos en los documentos no se difundan o se manipulen de manera que pueda haber afectaciones de forma negativa, salvo la situación que la información sea requerida por una institución y se fundamente su utilización.

Además, los archivos representan a las instituciones por medio de documentos contenidos a resguardo y custodia, deben ser manejados por personal que muestre conductas de confidencialidad y alto grado de responsabilidad, así como el compromiso y la disponibilidad para organizar los acervos con la teoría archivística y dentro del marco normativo, lo cual implica una preparación profesional.

En este mismo sentido, El Archivo General de la Nación como máximo órgano rector y regulador en materia de archivos a nivel Federal en México, da a conocer “El Código de Ética del Archivista”, con la finalidad de concientizar a las personas que se encuentran en un archivo prestando sus servicios en cuanto a la responsabilidad que adquieren al tratar con documentos que contienen información derivada de la actividad de una institución, la cual es de cuidado estricto para evitar su divulgación para salvaguardar la integridad y seguridad de la institución y de las personas.

En consecuencia, resulta necesario implantar normas de conducta, mismas que determinan el comportamiento para desarrollar la profesión archivística trazando de esta manera la línea a seguir en cuestión de obligaciones para el archivista, las cuales implican la protección y conservación de los documentos custodiados. De esta manera el AGN da a conocer diez puntos que componen este código.

                                                 CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVÍSTA

*“El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

*El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.

*El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.

*El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.

*El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material archivístico.

*El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.

*El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la legislación pertinente.

*El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y evitar usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.

*El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencia.

*El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y con otros profesionales.”[3]

     Resulta pertinente establecer estos pasos a seguir, pues realmente para desarrollar la profesión se requiere de la seriedad, responsabilidad y conocimiento específico y profesional en la materia, los cuales en conjunto garantizan el manejo adecuado de los documentos que involucra funciones como la organización que en sentido estricto es la manera de conservar y garantizar el acceso a los documentos custodiados que contienen información requerida para la misma institución, esto permite brindar un servicio oportuno para los usuarios apoyando de esta manera en la toma de decisiones a cada área administrativa generadora de los documentos. Por otro lado, la profesionalización y actualización del personal de los archivos es básico, pues de esta manera se reconoce que los documentos son tratados de acuerdo a lo establecido en la teoría archivística y ahora en lo que establecen las leyes, normas nacionales e internacionales y lineamientos que emiten criterios para la organización documental, además de contar con términos propios de un lenguaje especializado en la materia que al mismo tiempo permite establecer una comunicación homologada en el ámbito archivístico que hoy en día es universal; en consecuencia esto permite interactuar con otros países en el intercambio de información para coadyuvar de manera estrecha con la investigación que es fundamental en el desarrollo de las naciones.
________________________
[1] http://definicion.de/etica-profesional/consultado el 02 de Junio de 2010[2] http://pensardenuevo.org/etica-profesional-en-la-red/consultado el 01 de Junio 2010[3] http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/codigo.html consultado el 03dejunio de2010

Control Archivístico


“Es la medición de los resultados actuales en relación con lo esperado, ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes es decir es la acción sistemática de documentos para conocer la realización de los planes.”[1]

En efecto, esta etapa permite visualizar logros o quebrantos del avance de las actividades de un archivo, para corregir o cambiar los que están generando pérdidas ya sea de recursos o tiempos, inclusive puede dar pauta a obtener una visión nueva de los objetivos conservando su esencia.

El control está reflejado por medio de lineamientos que especifican su área de acción, así como su estructura y procesos, dentro de estos lineamientos se considera el propio propósito de estos procesos que no es otra cosa que cerciorarse que los planes se logran detectando desviaciones de estos ya sean posibles o reales, otro lineamientos son los controles dirigidos hacia el futuro, es decir realizar el control con base a información adelantada previendo conflictos antes de que ocurran por medio de acciones contundentes para evitarlos, en este sentido el responsable de la ejecución de los controles vigilara su cumplimiento de forma particular con independencia de los procesos o actividades que se realicen.

Continuando con los lineamientos que regulan al control, se encuentran también aquellos que previenen como el control preventivo que hace referencia a la calidad y eficacia de quien dirige, igualmente el reflejo de los planes que marca que deben ser claros, completos e integrales, asimismo la adecuación organizacional, que contempla tanto la claridad como la estructura abarcando a todo el sistema de archivo marcando la responsabilidad de acción de las áreas.

La efectividad del control también dependerá de otros lineamientos que igual que los anteriores servirán como punta de lanza para conseguir lo propuesto; la individualidad de los controles que hace referencia a la utilización de la información y las técnicas que aplicara el personal sean dadas de forma comprensible para su pronta asimilación y ejecución, igualmente la excepción y flexibilidad de los controles, cuyo propósito es excluir actividades innecesarias y los cambios imprevistos que llegaren a surgir.

Cabe señalar, que las desviaciones ocasionadas por los cambios imprevistos solo serán justificadas señalándolas dentro de los planes para su corrección por medio de la planeación, organización y dirección, en este sentido el control debe de ser una retroalimentación de todas las actividades ejercidas verificando si los objetivos se continúan logrando, es decir debe ser cíclico.

El control se deberá aplicar a todas las áreas que integran el archivo por medio de la calidad en los procesos archivísticos, seguimiento de los costos, de los instrumentos de control e inclusive de la propia información.

En lo tocante a la calidad se deberá establecer un área encargada del control de calidad de los procesos archivísticos que va desde la fase activa hasta la inactiva del documento, esta área asegurará que se cumplan las normas constituidas en el manual de procedimientos del archivo o políticas etc., para detectar procesos defectuosos o que no se realicen en el tiempo estipulado, que se garantice cubrir las necesidades de información contenida en los documentos del archivo.

Por su parte la importancia del control de la información radica en la contribución de las decisiones del mismo archivo, es necesario que esté lo más completa y exacta posible, ya que da pie a rectificar errores, es decir, el control de información se refiere al conocimiento que se tiene de los avances de los procesos archivísticos dentro de un archivo.

Referente al control del costo que es identificar las raíces de algún gasto elevado o faltante, éste consiste en el ahorro, elección de materiales de calidad, y capacitación adicional, estos son eficientes para las actividades de aquellos involucrados en un proceso archivístico, precios de materiales, etc., de tal forma que se adecúe los costos a las necesidades reales del archivo para realizar sus funciones.

Por su parte los instrumentos de control y descripción archivísticos como son inventarios, catálogos, cuadros de clasificación, formatos de recepción, despacho de correspondencia, para préstamo, etc., serán los que marquen el seguimiento de los avances para llegar a los objetivos del archivo, es decir, mientras más actualizados y menos instrumentos se tengan más cerca se está del denominar formalmente a un archivo como un conjunto orgánico integral de documentos,




[1] BARNARD Amozorrutia Alicia, Guía para la Organización y Control del Expediente de Archivo. p. 30

Dirección Archivística


Se deriva del verbo dirigiré, en conjunto con el prefijo di, cuyo significado es; intensivo, regir, gobernar.

Un elemento más del proceso administrativo cuyo propósito es lograr la efectividad del dirigente por medio de decisiones ya sea directamente o delegando autoridad supervisada para que se efectúe en la forma adecuada todos los mandatos emitidos, es decir, es el medio por el cual los subordinados favorecen con efectividad sus dirigencias para conseguir los objetivos propuestos de la institución, en este caso de un archivo.

Esta etapa es regulada por principios medulares que son la coordinación, personalidad del mando, respeto a jerarquías y soluciones de conflictos, en los cuales el proceso de comunicación juega un papel fundamental, pues es el medio por el cual se ejerce y delega la autoridad, se coordinan y supervisan las encomiendas, etc.

La ejecución de esta etapa se da -en el caso de las actividades archivísticas- una vez establecido un plan de trabajo cuyas funciones se encuentren perfectamente especificadas y establecidas, solo entonces se comenzará a dirigir y supervisar las actividades encomendadas al personal, en este sentido la dirección es trascendental, ya que recaerá en ella los aciertos o errores en que se incurran motivo por el cual también se debe estar pendiente de que en los procesos archivísticos exista calidad, efectividad, profesionalismo, etc.

En este sentido, se deberá de estar atento en el desarrollo de las actividades de manera continua y que además las mismas se encuentren realizadas de acuerdo a lo planeado, la aplicación de esta etapa se da por medio de un líder, siendo este de carácter necesario y con las características identificadas en la etapa de organización del proceso administrativo y cuya característica principal como se mencionó deberá ser la comunicación clara y precisa con el personal del archivo, ya que éste será el encargado de entre otras cosas motivar al personal, fabricar un ambiente apropiado para motivar a sus subordinados para lograr los objetivos.

Para desarrollar en buenos términos esta etapa, es necesario apegarse a lo determinado previamente en la planeación y la organización establecida en el proceso administrativo, en específico el recurso humano seleccionado y elegido para llevar a cabo las labores de procesos archivísticos necesarios se les integrará a las actividades previamente capacitados, ya sea con cursos o directamente en el área a laborar, con el propósito de explicarle su posición jerárquica y que conozca las actividades que realizará, esta explicación deberá de ser la necesaria.

Otro punto importante es la comunicación verbal con el personal del archivo, ya que es el canal que permite identificar y recopilar la información necesaria que servirá para una efectiva toma de decisiones, así como conseguir la continuidad de las actividades encomendadas, en este sentido la comunicación permanente es esencial, para lograr una interacción contando con un intercambio de ideas, que de ser necesario se instruira al personal para que identifique las líneas de mando y no existan contrariedades o desconocimiento de estas, asimismo es recomendable realizar consultas de manera constante con el propósito de identificar y subsanar ciertos inconvenientes o por menores que surgen por inconformidades, esto para saber si las condiciones en las que se desarrollan las actividades del archivo son las adecuadas para el personal, si están trabajando eficientemente con ellas o es necesario un cambio.

Continuando con la idea anterior, la comunicación no se limita al archivo, sino que también considera las áreas de la institución debido a que son las que generan los documentos, en este sentido, es obligación del archivo difundir sus actividades, sus propósitos, sus objetivos, de tal forma que a través de esto haga que se cumplan sus políticas y respeten su reglamentos, procedimientos, etc.

Igual de importante que la comunicación para la dirección es la motivación del personal debido a que son quienes realizan las actividades encomendadas, que en conjunto son trascendentales para el funcionamiento del archivo que se debe concientizar que el trabajo que realizan es importante, un elemento para su motivación debe ser además en medida de lo posible a través de incentivos económicos como bonos extras, prestaciones, etc. inclusive se puede recurrir a la parte humanitaria, es decir generar un trato cordial entre especialistas y subordinados, un ambiente de trabajo optimo, se deberán de considerar en todo momento al mismo personal y tratar de cubrir hasta donde la prudencia lo permita sus necesidades, en este sentido se pueden considerar algunos puntos como descanso extra, días de vacaciones, permisos especiales, dar libertad para que desarrollen sus actividades, tomar en cuenta habilidades, etc., entre otras, que puedan favorecer el desarrollo de los objetivos para su pronto alcance.

Como se ha mencionado la dirección está encaminada a influir sobre las personas, en el sentido que mientras más se identifiquen las necesidades del personal con los objetivos del archivo se obtendrá una armonía de los objetivos, igualmente se debe ser especialmente cuidadoso en la motivación en donde preferentemente se considera mayormente efectivo se realice con un programa motivacional permanente , en este sentido la competitividad entre el grupo de trabajo es una forma de estimular, en consecuencia de su desempeño será acreedor de un bono de productividad, también se debe de considerar la forma de ejercer el liderazgo la cual deberá de basarse en la comprensión de las metas personales del subordinado y el trato humano.

Por la parte de la comunicación se considerará la claridad e integridad de lo comunicado o el mensaje de tal forma que la comprensión del subordinado sea pronta y que no de lugar a dudas, en este sentido la comunicación será entendida por cualquiera de sus medios, verbal o escrita, en estricto sentido la dirección archivística es la etapa que dará pauta a la realización del control archivístico.

Organización Archivística


     La segunda etapa del proceso administrativo misma que es representada por programas de trabajo funciones y procedimientos de ejecución encaminados a lograr los fines u objetivos eficientemente e ininterrumpidamente en un archivo, a través de la coordinación de los elementos de una institución los cuales son dirigidos por una autoridad estructurada intencionalmente compuesta por roles, puestos, etc., definiendo la naturaleza de los mismos y vigilando su cumplimiento de forma permanente.

La organización es el siguiente paso a seguir después de identificar cual es la distribución de las actividades de tal manera que da pie a la repartición de los recursos y por ende de las responsabilidades y obligaciones de cada integrante de la plantilla de un archivo, para esto, la primera actividad a realizar es un organigrama del archivo en donde se identifique la subordinación y actividades a realizar de cada área, que a través de esto se logre el resguardo y tratamiento óptimo de los documentos del archivo por medio de procesos ya sea intelectual y operativo.

En efecto, los objetivos de cualquier archivo se logran a través de la organización derivada del proceso administrativo, ya que a través de ella se satisfacen las necesidades de información de los usuarios del archivo, igualmente permite al personal operativo identificar sus actividades evitando la duplicidad de las mismas delimitando sus responsabilidades que se traduce en tiempo útil para realizar otras actividades.

No obstante lo anterior, también se organiza al personal, las instalaciones, inclusive los recursos económicos, en cuanto al personal las responsabilidades le serán delegadas de acuerdo a su preparación, capacidad y conocimiento en el proceso para el cual se encuentra contratado, en este punto es importante mencionar que la capacitación es fundamental para que obtenga o amplíen sus conocimientos que se reflejaran al brindar un servicio o al tomar decisiones rápidas de sus actividades o al delegar según el caso, en este sentido designar autoridad para que prevalezca el profesionalismo y la disciplina en todo momento resulta esencial en esta etapa. En cuanto a las instalaciones es de considerar los espacios para la documentación, para los procesos archivísticos, para la consulta y en general toda la infraestructura para el tratamiento y resguardo de los documentos acorde a lo considerado previamente en la planeación para que se tenga la base para su ubicación topográficamente la documentación y las aéreas mencionadas, por su parte el recurso económico juega un papel en la organización medular pues aún cuando está planeada la obtención y utilización se deberá de considerar dentro de la organización para que se garantice su subsistencia optimizando recursos.

La división del trabajo, así como la coordinación son parte de la organización, la primera es el resultado de dos etapas la asignación o división del trabajo y las áreas donde se realizará éste, su objetivo principal es la precisión, optimización de tiempos con un mínimo esfuerzo, por su parte la segunda es establecer comunicación y armonía por medio de las líneas de autoridad coordinando las actividades divididas previamente y asignadas al personal operativo.

La importancia de la etapa de la organización del proceso administrativo radica en sus beneficios al ejecutar los procesos técnicos e inclusive los intelectuales archivísticos se reduce al mínimo la pérdida de tiempo, ya que cada trabajador del archivo sabe su función y actividades, así como su nivel jerárquico que se especializa particularmente en las misma, eficientando las actividades desempeñadas así como los materiales.

Como se mencionó, la etapa de la organización está dividida en actividades, las cuales dependerán del tipo de archivo que se aplicará, en el caso del archivo de trámite se identifican procesos como la expedientación, glosa, asignación de clave de clasificación, ordenación, ubicación etc. De las cuales la primera acción es identificar y clasificar estos procesos para determinar el orden de las acciones que involucra cada actividad, igualmente en el archivo de concentración e histórico cambiando los procesos a los cuales se sujeta la documentación de acuerdo a la fase del ciclo vital donde se encuentran, la segunda actividad es agrupar estos procesos de acuerdo a los recursos de las situaciones cuales son las opciones que existen para realizar estos procesos de forma eficiente, la tercera es la delegación de autoridad que toda la planilla de personal del archivo identifique su lugar jerárquico dentro del mismo que conozca su superior, así como sus subordinados, si es el caso, y por último la coordinación de la autoridad tanto de forma vertical como horizontal tal cual lo marque el organigrama del archivo.

Otras de las bondades de esta etapa es que se omiten innecesarias duplicidades de actividades o tareas, pues permite la delegación de funciones, distribuye recursos a utilizar en cada área, finca prioridad a las actividades que así lo ameritan marcando una secuencia de ejecución, entre otras.

Los resultados de esta actividad son medulares para la siguiente etapa del proceso administrativo, que es la dirección, estos resultados serán identificados por sus beneficios entre los cuales podemos mencionar; la identificación de funciones y actividad de los trabajadores, define las relaciones laborales, coadyuva a la especialización del personal en determinada actividad, el establecimiento y respeto de las jerarquías, equilibrio y desempeños del personal, cabe mencionar que estos se pueden identificar mediante estudios cualitativos y cuantitativos de las actividades, mismos que darán pauta a corregir e implementar mejoras en la mencionada etapa.

En lo que a la parte de la estructura organizacional se refiera en cuanto al personal que la constituye, se deberá cubrir para la integración del personal con algunos requerimientos y procesos como el reclutamiento, la selección, los asensos, las remuneraciones, así como la capacitación y desarrollo de acuerdo a los puestos asignados, y todo aquello que permita dotar al personal de los elementos necesarios para cubrir sus actividades encomendadas de forma eficaz y con calidad.

Planeación Archivística

     Parte del proceso administrativo en el cual se tiene una visión futura de las actividades dentro de un archivo de cualquier clasificación, cuya finalidad es armonizar sus recursos y tiempos por medio del establecimiento de objetivos, metas, fines, ideas, planes y normas archivísticas generales a corto, mediano y largo plazo.

En amplio sentido, esta etapa del proceso administrativo aplicado a las actividades de un archivo debe ser diseñada para anticiparnos a problemas que puedan poner en riesgo la estabilidad laboral del mismo, previendo de ser posible en su totalidad los errores.

En este sentido las actividades a planear en un archivo dependerá de su clase, trámite, concentración o histórico, en cualquier caso la finalidad de la planeación archivística en su conjunto, será el establecimiento de un sistema integral de archivo.

Continuando con la idea, una vez identificados los objetivos se realizará las acciones para alcanzarlos, estableciendo líneas de acción y alternativas, considerando en todo momento la innovación administrativa. En este sentido se deben considerar en una planeación elementos como “Propósitos, Estrategias, Políticas, Procedimientos, Reglas y Programas” además de las ya mencionadas en párrafos anteriores.

En este orden de ideas, algunas de las actividades que pueden ser sujetas al procesos de planeación archivística serían, en el caso del archivo de tramite; la recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación, ordenación, préstamos, expurgo, y transferencia primaria, en el caso de archivo de concentración; recepción de transferencia primaria, clasificación, ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar, valoración, depuración, transferencia secundaria. Etc. y para el archivo histórico de los procesos de recepción de transferencia secundaria, ordenación topográfica, conservación, restauración, consultas, difusión, etc., no obstante la cantidad de procesos archivísticos realizados en un archivo con independencia de su tipo, son susceptibles de ser planeadas en determinado tiempo de acuerdo con la complejidad de cada proceso.

Una de las actividades de importancia medular en los archivos es la clasificación, por eso es, de las primeras en planearse, esto se realiza por medio de un estudio o análisis intelectual a la institución que genera la documentación, esto abarca desde el contexto de la institución hasta los documentos que genera, se podrá determinar cuál es la clasificación más eficaz y conveniente que brinden un servicio de consulta que al mismo tiempo responda a la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución.

De igual forma, la ordenación, ya que esta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original, es por eso que desde la génesis del expediente se debe de planificar, esto se realizará determinando tanto la cantidad de documentos generados por la institución como el tipo documental que genera, igualmente se considerarán elementos internos del documento (fecha, forma, nombres, asunto, etc.), determinando un sistema de ordenación ya sea, numérico,(número simple, numero compuesto, cronológico, topográfico, decimal) alfabético (onomástico, asuntos o materias, geográfico), convencional (cromático), todo con base a las necesidades de la institución, cabe mencionar que determinada la ordenación será adoptada con independencia de cada serie documental.

En este sentido, la ubicación topográfica juega un papel importante a planear, pues aquí se deben de considerar los espacios, esto se deberá realizar en primer lugar identificando las áreas de la institución y dándoles su espacio en el archivo dependiendo de la documentación que generan por área, en esta parte también hay que considerar las unidades de instalación o conservación, inclusive estantería, archiveros, etc.

Otro punto importante a planear es la elaboración de instrumentos archivísticos de descripción, como son los catálogos, inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición documental, etc., fehacientemente estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización documental previa, basada en la práctica y teoría archivística, puesto que, se garantiza un acceso a los documentos y por ende a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten.

Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.

En efecto, el funcionamiento de cualquier institución son sus recursos, los cuales como es cierto tienen el mismo peso e importancia pues no se puede prescindir de ninguno, por lo que deberán de ser planeados, por su parte los recursos financieros se planearán desde su obtención hasta su utilización, los recursos humanos desde su contratación e inclusive capacitación continua a los ya existentes y de ser posible su profesionalización, en cuanto a los recursos materiales abarcaría desde su adquisición hasta su utilización e inclusive su tiempo de vida útil, de forma especial los instrumentos técnicos de archivos que van desde su creación, validación hasta constante actualización de ser posible cada medio año y revisión cada año.

La planeación es el primer paso de todo lo que implica el procesos administrativos de un archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir mediciones verídicas, objetivas y reales.

Proceso Administrativo Aplicable a la Archivonomía


     La humanidad desde su existencia tiene la necesidad de organizarse en grupos de personas llamados clan o tribu distribuyéndose las tareas, mismas que tenían por objetivo satisfacer sus necesidades básicas, por lo tanto la división del trabajo juega un papel importante para salir avante de las insuficiencias a cubrir, sin saber, de manera empírica estaban aplicando la administración directamente a cada etapa del proceso con la finalidad de distribuir de manera adecuada cada uno de los recursos disponibles al momento, tomando como primordial recurso al hombre, para lograr los fines perseguidos, es decir, las características de cada integrante eran un recurso, como las mujeres que eran las encargadas de cuidar a los niños y realizar las actividades domésticas que consistían en la preparación de alimentos obtenidos como resultado de las actividades como la caza y pesca, los encargados de realizar esta tarea eran los hombres, los cuales por contar con características físicas suficientes para considerarlos aptos y de acuerdo con las herramientas desarrolladas facilitaban el logro de su objetivo, mismas que le permitieron evolucionar cada vez con mayor éxito, al tener resultados positivos prestan mayor atención para desarrollar armas que permitieran cazar animales más grandes y satisfacer dentro de lo posible la necesidad de los clanes y tribus que pertenecían, esta fue satisfecha por medio de la administración de recursos, misma que por medio de sus procesos alcanzaron sus metas en todos los ámbitos en los cuales el ser humano se desarrollaba.

En la actualidad el ser humano basa sus actividades en la administración que impacta desde el hogar hasta su trabajo, así como en el ámbito profesional, a diferencia que ahora es bajo conocimiento de causa dejando el conocimiento emperico al establecer sus teorías y conceptos, mismos que se reflejan en cada avance que ha mostrado a lo largo de su existencia.

En este mismo orden de ideas, el ser humano establece el concepto de administración como resultado del razonamiento y análisis de lo realizado, fundamentando de esta manera el resultado de cómo ha logrado su evolución para dejar testimonio para generaciones futuras.

Existen autores que determinan y definen con las siguientes conceptualizaciones:

 “El Dr. George R. Terry quien define a la administración como: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”.

Koontz y O*Donnell da a conocer su definición de la siguiente forma: “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”.

Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la moderna Administración), dice que “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.”[1]

Por lo tanto, se entiende a la administración como: el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de una organización y de distribuir los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

En este sentido, la administración resulta ser una habilidad cuando es aplicada por conocimientos meramente empíricos, por el contrario cuando es llevada a cabo por medio del conocimiento formal y se respalda la práctica con la forma de hacer las cosas es asimilada como ciencia. Las formas de hacer las cosas son conocidas como métodos o técnicas para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. Por lo tanto y como consecuencia la administración es aplicada por medio de procesos que es la forma de realizar las actividades para lograr las metas establecidas.

Partiendo de estas premisas, se da paso al Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que el autor Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores principales adoptan este proceso como parte central de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. En donde cada uno de sus elementos contiene características muy peculiares comenzando por la “…planificación es considerada por contener las características, decisión sobre los objetivos, definir los planes para alcanzarlos, programación de actividades. La organización contiene los recursos y actividades para el logro de objetivos, Órganos y cargos, atribuciones de autoridades y responsabilidad. Dirección interviene la designación de cargos, comunicación, liderazgo y motivación personal, dirección para los objetivos. Controlar contempla la definición de estándares para medir el desempeño, corregir desviaciones y garantizar que se realice la planeación.”[2]

El proceso administrativo es aplicado en todas las disciplinas pues al interior de una organización interviene el interés de lograr sus metas respetando la planeación, es por esto que cuentan con jerarquías establecidas por medio de organigrama y funciones específicas que reflejan de esta manera cada uno de los procesos administrativos, además de funcionar como sistemas abiertos en donde la retroalimentación es primordial para medir resultados o corregir variaciones.

En los archivos no es la excepción, es el proceso administrativo quien tiene gran impacto para llevar a cabo la organización, al interior de los mismos se planea cada una de las fases del ciclo vital del documento, puesto que en cada una se aplican procesos siendo necesarios la dirección y el control seguido de la ejecución para dar cumplimiento estricto al flujo y producción documental, siguiendo la aplicación del proceso administrativo es permanente en los archivos por la constante medición de resultados corrigiendo fallas o realizando mejoras continuas siendo éstas el resultado de la retroalimentación. Por lo tanto, la administración es el factor común en las profesiones por manejar recursos, el cual es considerado como principal el hombre, así como sus capacidades, que en los archivos es el profesional (el Archivonomo) por ser el responsable de la administración de documentos, así como los recursos asignados a los mismos para su funcionamiento.

[1] http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoDeAdministracion consultada el 31 de mayo del 2010
[2] HENRY Fayol. Introducción a la Teoría General de la Administración.

14.3.11

Depuración


La depuración en el contexto archivístico es entendida como “…la operación que consiste en sustraer del archivo de concentración los expedientes cuyo término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente.”[1]Con la intensión de no saturar el archivo histórico con documentos que carezcan de valores secundarios, esto como resultado de un profundo análisis aplicado a los mismos.
El resultado de la valoración secundaria es el detectar si los documentos que concluyen su fase semiactiva contienen o no valores secundarios, cuando se dictamina que los documentos no presentan estas características son considerados para baja, lo cual significa que serán destruidos.   
Los documentos que al finalizar su fase semiactiva y al concluir su plazo de conservación en el archivo de concentración, además de no contener valores secundarios pueden ser eliminados de acuerdo con las normas y políticas tanto las que marque la propia institución como a las que se sujeta por el estado al respecto, previo análisis y valoración secundaria de los mismos.
La tarea de la depuración es llevada a cabo en el Archivo de Concentración, una vez descartados los valores secundarios previa valoración secundaria, los documentos son objeto de baja, misma que se realizará con apego a la legislación y normatividad vigente según sea el caso.
En ocasiones la legislación obliga a las instituciones a digitalizar los documentos considerados para baja, además de seguir un procedimiento definido para llevarla a cabo. Para el sector privado la normatividad es enfocada al concepto contable o fiscal que obliga por medio del Código Fiscal de la Federación a la conservación de los documentos por un período de tiempo establecido.  
Para realizar la depuración hay que controlar los documentos considerados por medio de un inventario de baja documental, el cual contendrá el volumen documental, de igual manera la serie documental a la que pertenecen los mismos, así como una serie de documentos que avalen la decisión como un dictamen del grupo interdisciplinario que participó en el análisis, igualmente la intervención  en la liberación de los documentos de los órganos reguladores en materia de archivos según cada caso, una vez cumplida esta parte, la baja considera las alternativas de destruir los documentos o la trituración de los mismos con opción a venta.
Por parte de la venta de papel se pueden obtener recursos económicos que pueden ser asignados a las unidades archivísticas para la aplicación de proyectos de mejora, con el sentido de brindar cada vez mejor servicio a los usuarios internos apoyando a cada unidad administrativa en la toma de decisiones.


[1] AREVALO JORDAN Víctor Hugo, Diccionario de términos archivísticos, Primera edición virtual y en papel, ediciones del sur, Córdoba, Republica de Argentina, Agosto 2003, ISBN 987-20868-0-X


Transferencia Secundaria


La unidad encargada de realizar esta actividad es el Archivo de Concentración, una vez que los documentos han concluido con su etapa semiactiva previa valoración secundaria los documentos son trasladados a la siguiente unidad archivística. En este sentido, el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase al permanecer en el  Archivo Histórico los documentos con valores secundarios para su conservación y custodia permanente. 
Una vez identificados los valores secundarios es realizada la transferencia secundaria, misma que estará controlada de manera certera  con el inventario de transferencia secundaria, de igual manera describiendo el volumen documental a transferir.
Para el Archivo General de la Nación la transferencia secundaría: “Es la operación de traslado de expedientes cuya etapa semiactiva ha concluido y se ha procedido a una valoración secundaria y de este proceso se deslindan dos vertientes.”[1]
Existen condiciones que presentan los documentos una vez llevada a cabo la valoración secundaria, la primera si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva y la segunda de lo contrario si fueron detectados se procede a su transferencia al Archivo Histórico; En caso que, posterior a la valoración secundaria se concluya que hay documentos que carecen de valores secundarios, como se menciona en el párrafo anterior son objeto de baja definitiva, este proceso es conocido como depuración.
Con esta actividad, es beneficiado el archivo de concentración al generar el espacio para ingresar documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando pauta al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catálogo de disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante en cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística así como su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en su siguiente fase o dados de baja.
Cabe mencionar que ls documentos cuando son transferidos previa valoración secundaria pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, adquiriendo valores secundarios que son: informativo, testimonial y evidencial por contener estas características los documentos dan una aportación sociocultural.
En consecuencia la entrega por parte del Archivo de Concentración debe ser exacta, el inventario realizado contendrá la cantidad exacta de expedientes, así como el contenido por unidad de conservación (caja), por otro lado, la recepción por parte del Archivo Histórico a través de una persona designada la cual revisará detalladamente que la documentación en cuestión cubra lo descrito en el inventario dando fe y legalidad de que el volumen documental es el correcto.  


[1] AGN Introducción a la organización de archivos 2004


Valoración Documental

La valoración es realizada en el Archivo de Concentración cuando los documentos han concluido con su vigencia documental y prescriben sus valores primarios así como su consulta esporádica, volviéndose objeto de análisis por un grupo interdisciplinario que incluye de manera obligatoria al especialista en la materia Archivística, el cual emitirá su dictamen con base en distintas perspectivas.

El Archivo General de la Nación considera la valoración documental como el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas , y a partir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, asignándosele  tiempo y espacio de conservación o eliminación
También dicho órgano normativo en materia de archivos a nivel federal considera que hay valoración primaria, que es el análisis de los documentos para determinar su valor primario en su etapa activa, como son Administrativos, Legal y Jurídico, Contable y Fiscal, igualmente la determinación de los plazos y modalidades de uso de los documentos.

En este sentido, considera la valoración secundaria como la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de  carácter único o permanente.
Sin embargo, se considera el análisis aplicado con la intensión de identificar o descartar en los documentos los valores secundarios o su etapa inactiva, cuyo interés es meramente una aportación sociocultural aportando a la historia elementos referentes de hechos que impactaron de manera concreta en la evolución de la institución generadora. 
Para uno de los referentes más importantes de la archivística de habla hispana, la autora Antonia Heredia considera un elemento mas, quedando de la siguiente forma.
“Valoración y Selección. Esta eliminación forzosa ha de estar precedida de una selección  de aquélla, tras una evaluación que analice los valores de los documentos primarios para la propia persona o institución que los origina y nace en el momento de producirse el documento (administrativos, fiscales, legales y operativos); secundario que perdurará tras su uso corriente para una referencia e información de los investigadores.”[1] Esto indica que la selección también juega un papel importante al señalar de manera directa los documentos que carecen de valores secundarios para pasar a su eliminación previo análisis o valoración secundaria.
En este mismo orden de ideas, el Archivo General de la Nación emite criterios para realizar la valoración secundaria en donde son involucrados aspectos importantes que facilitarán la identificación de los valores secundarios conocidos como evidencial, testimonial e informativo.

[1] HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. p.186


Marzo de 2014 RUMBO A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN MEXICO Hasta el 2012 México no contaba con una legislación clara y especifica en m...